Quelles sont vos obligations en termes de bulletins de paie et de Coffre-fort numérique
Depuis 2017 et la “Loi El Khomri” (loi Travail) il n’y a plus d’obligation pour l’employeur de demander l’accord au collaborateur pour lui envoyer ses bulletins de salaire par voie électronique. C’est au salarié de manifester son refus s’il s’y oppose et de demander l’édition de documents papier.
Le bulletin de paie numérique doit être conservé par l’employeur et par le salarié. La conservation des bulletins de paie numériques est garantie grâce au dépôt dans un coffre-fort certifié AFNOR NF203CCFN.
Un coffre-fort numérique RH pour l’employeur
Rapide à déployer et autonome des logiciels de paie, notre solution permet à l’entreprise d’optimiser les coûts de fonctionnement et de gagner du temps dans la gestion de ses ressources humaines.
- Distribution des bulletins de paie et documents RH
- Signature électronique
- Archivage dématérialisé pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié
Un coffre-fort numérique pour les salariés
Chaque salarié bénéficie gratuitement et à vie d’un coffre-fort numérique personnel pour :
- Visualiser son bulletin de salaire dès la réception du virement
- Signer puis archiver ses contrats de travail et autres documents des ressources humaines en ligne
- Centraliser ses documents RH ainsi que ceux à titre privé, grâce aux collecteurs de factures
Solution de dématérialisation RH sécurisée
Votre coffre-fort numérique employeur vous permet d’archiver tous les documents RH et de les distribuer aux salariés dans leur propre coffre-fort numérique.
Nous proposons donc une offre complète et adaptée qui couvre tous les besoins depuis la gestion de vos bulletins de paies jusqu’à la mise à disposition d’un espace sécurisé répondant aux dernières normes (AFNOR, RGPD).
Dans le cadre de nos contrats vous pourrez opter pour le coffre-fort numérique et pourrez digitaliser l’ensemble des vos documents RH :
- Vous hébergerez vos données critiques dans un Datacenter français ultra sécurisé et certifié ISO/CEI 27001
- Vous assurerez la distribution numérique des bulletins de paie de vos collaborateurs dans des espaces individuels sécurisés de conservation
- Vous conserverez en une copie électronique afin de répondre aux obligations légales
- Vous permettrez à vos salariés d’accéder à leurs documents depuis tout poste informatique grâce à leur Compte Personnel d’Activité (CPA)
- Vous conserverez l’ensemble des documents RH de vos collaborateurs (contrat, évaluations, courriers…) dans un Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR)
- Vous pourrez faire valider les documents nécessitant une approbation
- Vous gagnerez en agilité avec les formulaires électroniques notamment pour la gestion des feuilles de temps, demandes de congés, comptes rendus d’entretien d’embauche ou d’évaluation…
- Vous ne manquerez plus aucune échéance grâce au rappel automatique (notamment pour les périodes d’essai)
- Vous partagerez aisément tout document avec vos partenaires : avocats, experts-comptables…